Guardar la tarjeta de un cliente para incidentales

A veces la habitación o el alquiler de un cliente trae incidentales: minibar, daños, estancias prolongadas o cargos de fin de temporada después de que la factura principal ya se pagó. Este artículo explica cómo permitir que un cliente deje su tarjeta registrada, y cómo cobrarla más tarde por esos incidentales.

Cómo funciona

Cuando un cliente paga su folio en línea, también puede aceptar dejar su tarjeta registrada. Ese pago sirve como el consentimiento para guardar la tarjeta, que es lo que hace legítimos los cargos posteriores fuera de línea según las reglas de las redes de tarjetas. La tarjeta guardada está limitada a ese folio: solo cubre esa estadía, no todas las futuras.

Folio Anywhere nunca almacena el número completo de la tarjeta. Solo guardamos los detalles de visualización (marca, últimos 4 dígitos y vencimiento) y un token con su procesador (Stripe o Square), y el cargo iniciado por el comerciante se procesa a través de la cuenta de su propio procesador, igual que el pago original.

Habilitar la tarjeta registrada

La tarjeta registrada está desactivada por defecto. Requiere un proveedor de pagos conectado con cobros habilitados, y solo el propietario puede activarla: desde Configuración, Pagos, marque “Permitir que los clientes dejen su tarjeta registrada para gastos incidentales”. Mientras esté activada, los clientes ven una casilla de “Dejar mi tarjeta registrada para cubrir cargos incidentales” en la página de pago, debajo del botón de pagar. No se realiza ningún cargo más allá de su pago cuando la marcan.

Cobrar la tarjeta más tarde

Con una tarjeta registrada, el personal ve un panel de “Tarjeta registrada” en el folio. Un propietario o superusuario puede cobrarla (montos totales o parciales) por daños o cargos adicionales descubiertos después de la estadía. El cargo se agrega al folio primero; si la tarjeta es rechazada o necesita autenticación adicional, el cargo permanece en el folio y al cliente se le envía por correo su enlace de pago habitual.

Eliminar la tarjeta

La tarjeta del cliente se puede eliminar en cualquier momento desde el mismo panel. Eliminarla no afecta el saldo del folio: puede seguir agregando cargos normalmente y usar el enlace de pago.

Una nota sobre el mejor esfuerzo

Cada cargo en una tarjeta guardada es de mejor esfuerzo: el emisor de la tarjeta siempre puede rechazarlo, meses después o por un patrón de gasto inusual. Nada garantiza que la tarjeta funcione para siempre. Por eso un cargo rechazado vuelve a caer en un enlace de pago normal en lugar de desaparecer.