Crear, enviar y cobrar un folio

Un folio es un término de hotelería que designa una cuenta corriente o abierta, a diferencia de una factura única y fija. Puede seguir agregando cargos a un folio después de haberlo enviado, incluso después de haberlo pagado, por incidentales, en lugar de emitir una factura nueva cada vez. También funciona perfectamente cuando solo necesita una factura única.

Una nota sobre los términos: el cliente es la persona o empresa a la que va dirigido el folio, la que paga. El huésped es la persona que realmente se aloja, cuando es alguien distinto. (La casilla “Igual que el cliente” del formulario de folio se refiere a la persona que paga.)

Crear un folio

1. Haga clic en “+ Nuevo folio” desde su lista de folios.
2. Elija un cliente existente, o agregue uno nuevo con su nombre y apellido, empresa (opcional), idioma, correo electrónico y teléfono. El idioma del cliente controla en qué idioma están sus documentos del folio y su enlace de pago.
3. Configure la información del huésped. De forma predeterminada, el huésped es el mismo que el cliente. Si otra persona será la que realmente se aloje, desmarque “Igual que el cliente” e ingrese el nombre y apellido del huésped (correo electrónico y teléfono opcionales).
4. Agregue una descripción del cargo (sus descripciones anteriores se autocompletan para agilizarlo), un código opcional como un código de habitación o contable, y el monto. Puede agregar varias líneas.
5. Los propietarios y superusuarios también pueden agregar una línea de “Crédito”, que registra un pago fuera de línea o manual, como efectivo, cheque o un depósito existente.
6. Agregue las notas que desee y haga clic en “Crear folio”. El folio se guarda como borrador.

Enviar un folio

Desde la página del folio, haga clic en “Enviar folio”. El envío manda al cliente un enlace seguro a su folio por correo electrónico y lo marca como abierto. No necesita crear una cuenta, descargar una aplicación ni iniciar sesión: simplemente abre el enlace, revisa el folio y paga. También puede copiar el enlace de pago directamente desde la página del folio para enviarlo usted mismo.

Agregar más cargos posteriormente

Puede agregar cargos adicionales a un folio en cualquier momento, incluso después de que ya haya sido pagado. Eso es exactamente lo que permite el modelo de cuenta corriente, como agregar un incidental después de que el huésped haga el check-out. Agregar un cargo a un folio pagado lo reabre, y el cliente recibe un correo sobre el saldo actualizado.

Registrar un pago manual

Los propietarios y superusuarios pueden registrar un pago fuera de línea, como efectivo o cheque, agregando una línea de “Crédito” a un folio borrador o abierto. Esto salda parte del saldo sin un pago con tarjeta. Los reembolsos no están disponibles para los créditos manuales, ya que no hay una transacción del procesador detrás de ellos.

Reembolsos

Los propietarios y superusuarios pueden emitir un reembolso total o parcial directamente desde un folio, contra cualquier pago con tarjeta exitoso. Los reembolsos nunca restablecen el saldo de un cliente: solo un nuevo cargo aumenta lo que se debe, de modo que el total siempre se mantiene exacto. El dinero reembolsado se enruta a través del proveedor que procesó el pago original, incluso después de cambiar de proveedor.

Mantener una tarjeta registrada (incidentales)

Cuando su negocio ha habilitado la tarjeta registrada (en Configuración, Pagos) y el cliente dejó su tarjeta registrada al pagar, el personal ve un panel de “Tarjeta registrada” en el folio. Un propietario o superusuario puede cargar esa tarjeta por daños o cargos adicionales descubiertos después de la estadía. Cada uno de esos cargos es de mejor esfuerzo: el emisor de la tarjeta siempre puede rechazarlo, y si eso sucede el cargo permanece en el folio y al cliente se le envía por correo su enlace de pago habitual. La tarjeta del cliente también puede eliminarse en cualquier momento. Consulte Guardar la tarjeta de un cliente para incidentales para la guía completa.

Verificación de identidad

Si su negocio tiene habilitado el complemento de verificación de identidad, un folio mostrará un panel de “Verificación de identidad” con un estado para el cliente y, cuando el huésped es distinto, uno también para el huésped. Desde allí, el personal puede solicitar una verificación de identidad alojada en Stripe, o reutilizar un resultado previamente verificado sin costo. Consulte Verificación de identidad para clientes y huéspedes para la guía completa, sus costos y privacidad.

Estados de un folio

• borrador: creado pero no enviado todavía
• abierto: enviado, en espera de pago
• pagado: saldo completamente pagado
• parcialmente reembolsado: se emitió un reembolso parcial
• reembolsado: se emitió un reembolso

Eliminar un folio es una eliminación suave: permanece en el registro, ya no se puede pagar y muestra una insignia de “eliminado” junto a su estado real. Un propietario o superusuario puede restaurarlo más tarde, lo que lo vuelve a enviar al cliente. El estado de un folio nunca cambia por eliminarlo o restaurarlo.

Documentos

Cada folio es un documento limpio y fácil de compartir, visible en la aplicación, descargable en PDF o exportable en CSV. Las empresas Pro pueden personalizarlo con su propio logotipo, y toda empresa puede configurar un correo electrónico de contacto que se muestra en él. El mismo documento es el que se envía por correo al cliente y el que el cliente ve en la página de pago. Las líneas anuladas se excluyen de los documentos dirigidos al cliente.