Créer, envoyer et encaisser un folio

Un folio est un terme d’hôtellerie qui désigne un compte courant ou ouvert, par opposition à une facture unique et fixe. Vous pouvez continuer à ajouter des frais à un folio après son envoi, même après son paiement, pour des frais accessoires, plutôt que d’émettre une toute nouvelle facture à chaque fois. Cela fonctionne aussi très bien quand vous n’avez besoin que d’une seule facture.

Une note sur les termes : le client est la personne ou l’entreprise à qui le folio est adressé, celle qui paie. L’invité est la personne qui séjourne réellement, lorsque c’est quelqu’un d’autre. (Dans le formulaire du folio, la case “Identique au client” se rapporte à la personne qui paie.)

Créer un folio

Cliquez sur “+ Nouveau folio” depuis votre liste de folios.
Choisissez un client existant, ou ajoutez-en un nouveau avec son prénom et son nom, sa société (facultatif), sa langue, son e-mail et son téléphone. La langue du client détermine la langue dans laquelle ses documents de folio et son lien de paiement sont rédigés.
Configurez les informations sur l’invité. Par défaut, l’invité est la même personne que le client. Si quelqu’un d’autre séjournera réellement, décochez “Identique au client” et saisissez le prénom et le nom de l’invité (l’e-mail et le téléphone sont facultatifs).
Ajoutez une description du frais (vos descriptions précédentes s’autocomplètent pour gagner du temps), un code facultatif comme un code de chambre ou de comptabilité, et le montant. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes.
Les propriétaires et super-utilisateurs peuvent aussi ajouter une ligne de “Crédit”, qui enregistre un paiement manuel ou hors ligne tel qu’espèces, chèque ou acompte existant.
Ajoutez d’éventuelles notes et cliquez sur “Créer le folio”. Le folio est enregistré comme brouillon.

Envoyer un folio

Depuis la page du folio, cliquez sur “Envoyer le folio”. L’envoi transmet au client un lien sécurisé vers son folio par e-mail et le marque comme ouvert. Il n’a pas besoin de créer un compte, de télécharger une application ou de se connecter : il lui suffit d’ouvrir le lien, de consulter le folio et de payer. Vous pouvez aussi copier le lien de paiement directement depuis la page du folio pour l’envoyer vous-même.

Ajouter des frais supplémentaires plus tard

Vous pouvez ajouter des frais supplémentaires à un folio à tout moment, même après son paiement. C’est exactement à cela que sert le modèle de “compte courant”, comme ajouter un frais accessoire après le départ de l’invité. Ajouter un frais à un folio payé le rouvre, et le client est prévenu par e-mail du solde mis à jour.

Enregistrer un paiement manuel

Les propriétaires et super-utilisateurs peuvent enregistrer un paiement hors ligne, tel qu’espèces ou chèque, en ajoutant une ligne de “Crédit” à un folio brouillon ou ouvert. Cela solde une partie du montant dû sans paiement par carte. Les remboursements ne sont pas disponibles pour les crédits manuels, car il n’y a pas de transaction de prestataire derrière eux.

Remboursements

Les propriétaires et super-utilisateurs peuvent émettre un remboursement total ou partiel directement depuis un folio, contre tout paiement par carte réussi. Les remboursements ne rétablissent jamais le solde d’un client : seul un nouveau frais augmente ce qui est dû, de sorte que le total reste toujours exact. L’argent remboursé repasse par le prestataire qui a traité le paiement d’origine, même après un changement de prestataire.

Garder une carte enregistrée (frais accessoires)

Lorsque votre entreprise a activé la carte enregistrée (dans Paramètres, Paiements) et que le client a laissé sa carte enregistrée lors du paiement, le personnel voit un panneau “Carte enregistrée” sur le folio. Un propriétaire ou un super-utilisateur peut débiter cette carte pour des dommages ou des frais supplémentaires découverts après le séjour. Chacun de ces frais est au mieux de ses efforts : l’émetteur de la carte peut toujours le refuser, et si cela arrive le frais reste sur le folio et le client reçoit par e-mail son lien de paiement habituel. La carte du client peut aussi être retirée à tout moment. Voir Garder la carte d’un client enregistrée pour le guide complet.

Vérification d’identité

Si votre entreprise a activé le module de vérification d’identité, un folio affichera un panneau “Vérification d’identité” avec un état pour le client et, quand l’invité est différent, un état aussi pour l’invité. À partir de là, le personnel peut demander une vérification d’identité hébergée par Stripe, ou réutiliser un résultat déjà vérifié sans frais. Voir Vérification d’identité pour les clients et les invités pour le guide complet, les coûts et la confidentialité.

Statuts d’un folio

brouillon : créé mais pas encore envoyé
ouvert : envoyé, en attente de paiement
payé : solde entièrement payé
partiellement remboursé : un remboursement partiel a été émis
remboursé : un remboursement a été émis

Supprimer un folio est une suppression douce : il reste au dossier, ne peut plus être payé et affiche un badge “supprimé” à côté de son état réel. Un propriétaire ou un super-utilisateur peut le restaurer plus tard, ce qui le renvoie au client. L’état d’un folio ne change jamais en le supprimant ou en le restaurant.

Documents

Chaque folio est un document clair et facile à partager, consultable dans l’application, téléchargeable en PDF ou exportable en CSV. Les entreprises Pro peuvent le personnaliser avec leur propre logo, et chaque entreprise peut configurer un e-mail de contact affiché dessus. Le même document est celui envoyé par e-mail au client et celui que le client voit sur la page de paiement. Les lignes annulées sont exclues des documents destinés au client.