Garder la carte d’un client enregistrée

Parfois, la chambre ou la location d’un client entraîne des frais accessoires : minibar, dommages, séjours prolongés ou frais de fin de saison après que la facture principale a déjà été payée. Cet article explique comment permettre à un client de laisser sa carte enregistrée, et comment la débiter plus tard pour ces frais accessoires.

Comment cela fonctionne

Lorsqu’un client paie votre folio en ligne, il peut aussi accepter de laisser sa carte enregistrée. Ce paiement sert de consentement pour la carte enregistrée, ce qui rend légitimes les débits ultérieurs hors session selon les règles des réseaux de cartes. La carte enregistrée est limitée à ce folio : elle ne couvre que ce séjour, pas tous les séjours futurs.

Folio Anywhere ne stocke jamais le numéro complet de la carte. Nous ne conservons que les détails d’affichage (marque, 4 derniers chiffres et expiration) et un jeton avec votre prestataire (Stripe ou Square), et le débit initié par le commerçant passe par le compte de votre propre prestataire, tout comme le paiement d’origine.

Activer la carte enregistrée

La carte enregistrée est désactivée par défaut. Elle nécessite un prestataire de paiement connecté avec des paiements activés, et seul le propriétaire peut l’activer : depuis Paramètres, Paiements, cochez “Permettre aux clients de laisser leur carte enregistrée pour les frais accessoires”. Tant qu’elle est active, les clients voient une case “Garder ma carte enregistrée pour couvrir les frais accessoires” sur la page de paiement, sous le bouton de paiement. Aucun débit n’est effectué au-delà de leur paiement lorsqu’ils la cochent.

Débiter la carte plus tard

Avec une carte enregistrée, le personnel voit un panneau “Carte enregistrée” sur le folio. Un propriétaire ou un super-utilisateur peut la débiter (montants totaux ou partiels) pour des dommages ou des frais supplémentaires découverts après le séjour. Le frais est d’abord ajouté au folio ; si la carte est refusée ou nécessite une authentification supplémentaire, le frais reste sur le folio et le client reçoit par e-mail son lien de paiement habituel.

Retirer la carte

La carte du client peut être retirée à tout moment depuis le même panneau. La retirer n’affecte pas le solde du folio : vous pouvez toujours ajouter des frais normalement et utiliser le lien de paiement.

Note sur le meilleur effort

Chaque débit sur une carte enregistrée est au mieux de ses efforts : l’émetteur de la carte peut toujours le refuser, des mois plus tard ou pour un schéma de dépenses inhabituel. Rien ne garantit que la carte fonctionnera pour toujours. C’est pourquoi un débit refusé retombe sur un lien de paiement normal au lieu de disparaître.