Signatures numériques

Les signatures numériques (Pro) vous permettent de demander au client d’accepter vos conditions, par exemple une politique de dommages ou d’annulation, et de signer de son nom avant de pouvoir payer un folio. La signature est conservée avec le folio sous forme d’un enregistrement lisible : le nom du client, les conditions exactes qu’il a acceptées, ainsi que la date, l’heure et l’adresse IP depuis laquelle il a signé.

Configurer vos modèles d’acceptation utilisateur

Les modèles contiennent les conditions que le client accepte. Un propriétaire ou super-utilisateur les gère depuis Paramètres, Communication, sous Modèles d’acceptation utilisateur :

Ajouter un modèle lui donne un nom (visible uniquement par votre équipe) et le texte du modèle (ce que lit le client). Le texte est brut et conserve ses retours à la ligne.
Un modèle est le modèle par défaut, présélectionné chaque fois qu’une signature est demandée. Votre premier modèle devient automatiquement celui par défaut.
Modifier ou supprimer un modèle ne change jamais un folio qui a déjà demandé une signature : chaque folio conserve une copie du texte avec lequel il a été envoyé.

Obtenir une signature sur un folio

Sur n’importe quel folio, avant ou après son envoi, tout membre de l’équipe peut activer Obtenir une signature dans le panneau Signature numérique. Si votre entreprise a plusieurs modèles, choisissez celui à utiliser. Les conditions sont ajoutées à la fin du document du folio : elles apparaissent donc dans l’e-mail, le PDF et sur la page de paiement.

Vous pouvez désactiver Obtenir une signature, ou changer de modèle, jusqu’à ce que le client signe. Une fois le folio signé, la demande ne peut plus être modifiée.

Ce que voit le client

Sur la page de paiement, le texte du modèle apparaît à la fin du folio, suivi des champs Prénom et Nom et d’un bouton Accepter. Le formulaire de paiement n’apparaît pas tant que les deux noms ne sont pas saisis et que le bouton Accepter n’a pas été utilisé, et les paiements sont refusés pour un folio non signé même si la page est contournée.

Une fois les conditions acceptées, son nom est affiché comme signature avec “Accepté et signé par”, la date et l’heure (en UTC) et l’adresse IP depuis laquelle il a signé. Le même bloc de signature figure ensuite sur le folio, y compris dans son PDF et ses e-mails.

Copies du folio signé

Lorsqu’un folio signé est payé :

le client reçoit son reçu de paiement, qui comprend le folio signé ;
le membre de l’équipe qui a envoyé le folio (ou qui l’a créé, s’il n’a jamais été envoyé par e-mail) reçoit une copie du folio signé ;
l’E-mail des folios défini dans Paramètres, Communication reçoit aussi une copie, sauf s’il s’agit de la même adresse que celle du membre de l’équipe qui a envoyé le folio.

Historique du folio

L’Historique du folio indique quand une signature a été demandée (et avec quel modèle), si la demande a été retirée, ainsi qu’une ligne lorsque la signature numérique a été enregistrée, avec le nom du signataire et l’adresse IP utilisée. Les e-mails des copies signées y figurent aussi.

Voir Plans, rapports et documents pour tout ce qu’inclut Pro.